KLUBBREGLER FOR BÆRUM ROTARY KLUBB

Definisjoner

Rotaryår	Den 12 måneders perioden som begynner 1. juli
Styremedlem	Et medlem av klubbens styre
President Medlem	Klubbens president for det aktuelle Rotaryåret Et medlem, unntatt honorært medlem av klubben
Visepresident	President for det kommende Rotaryåret
Past president	President for det forrige Rotaryåret
RI	Rotary International
Årsmøter	Medlemsmøte der årsregnskap, budsjett og klubbens mål og strategi behandles
Valgmøte	Medlemsmøte der styret velges
Komunikasjonskoordinator	IKT- ansvarlig og webredaktør (Cico – Club Internet Communication Officer)

1. Klubbens styrende organ er styret, som består av seks valgte representanter: President, visepresident, sekretær. prosjektkoordinator og økonomiansvarlig.

2. Ved behov har presidenten anledning til å invitere komitélederne, Cico og past president til styremøter. De vil ha tale- og forslagsrett, men ikke stemmerett.

1. Klubbens valgkomité består av  de to sist avgåtte presidenter og visepresident, med sistnevnte som formann. Valgkomitéen skal be medlemmene om forslag til kandidater til styret. Komitéen skal senest 14 dager før valgmøtet legge frem forslag på en kandidat til president to år frem i tid.. Vedkommende skal tiltre som innkommende president og visepresident i styret som overtar 1. juli kommende Rotaryår.

2. På samme klubbmøtet skal valgkomitéen legge frem forslag til representanter til styret som skal overta 1. juli neste Rotaryår. Dette omfatter sekretær, økonomiansvarlig og prosjektkoordinator. I tillegg legges frem forslag til Cico og revisor.

3. Presidenten utpeker ledere for kameratskapskomitéen, programkomitéen og ledere for underkomitéene i prosjektkomitéen

4. Valget foretas på valgmøtet siste mandag i november. Ved flere kandidater til samme verv skal det gjennomføres skriftlige valg.

5. Visepresidenten har som medlem av valgkomitéen adgang til å påvirke hvem som skal ha verv i hans/hennes periode som president. 

6. Snarest etter valget skal innkommende president begynne arbeidet med å utarbeide forslag til klubbens hovedkomitéer og underkomitéer. Senest to måneder før starten av kommende Rotaryår trer det nye styret sammen for å  etablere komitéer og klargjøre  hovedoppgavene til Cico og revisor.

7. Ved frafall av medlemmer til styret eller tillitsvalgte, utpeker presidenten i samråd med sitt nye styre nye tillitsvalgte.

8. Ved frafall blant komitéledere og andre tillitsvalgte utpeker presidenten i samråd med sitt styre nye tillitsvalgte.

§3 - De tillitsvalgtes plikter

1. Presidenten skal lede klubben ut fra klubbens mål, strategi, vedtekter og regler. Det er presidentens plikt å lede møter, innkalle til og lede klubbens styremøter, administrere klubben og dens forhold til Rotary International og andre plikter som fremgår av Rotarys hovedmanual for Presidenter. Presidenten skal ved starten av sitt presidentår presentere sine fokusområder og mål for Rotaryåret.

2. Visepresidenten:  Det er innkommende presidents plikt å være visepresident og utføre oppgaver som er foreskrevet av presidenten eller styret. Det er visepresidentens plikt å lede møtene i klubben og styret i presidentens fravær og å utføre andre plikter som vanligvis hører inn under dette verv. Visepresident har hovedansvar for valgkomtéen samt medlemskapskomiteen og nyrekruttering til klubben.

3. Sekretæren.  Det er sekretærens plikt å:

            - Være sekretær for presidenten

- Føre medlemsfortegnelse

- Føre liste over fremmøte

- Sende innkallelser til klubbmøter og styremøter

- Skrive og oppbevare referater fra slike møter

- Skrive de nødvendige rapporter til Rotary International, herunder å:

o  utarbeide og sende inn den halvårlige rapport om medlemskap pr. 1. januar og 1. juli

o  Påse at medlemskontingent blir betalt til RI

o  sende inn melding 1. oktober og 1. april om alle aktive nye medlemmer som er innvalgt siden begynnelsen av den halvårlige rapporterings­perioden i juli og januar

o  sende melding om endring av medlemskap

o  sørge for at det månedlige fremmøtet registreres på Rotarys medlemsnett senest  den 15. i påfølgende måned

-    Ellers å utføre de plikter som vanligvis hører inn under sekretærvervet i flg. klubbsekretærens håndbok.

4. Økonomiansvarlig: Det er bl.a. dennes plikt å ta vare på alle verdier, føre løpende og oppdatert regnskap og foreta årsoppgjør. Når vedkommende fratrer  som økonomiansvarlig, skal han/hun overføre disposisjonsretten til og levere til sin etterfølger, eller til presidenten, alle verdier,  regnskaper, dokumenter og annen klubbeiendom som måtte være i hans/hennes besittelse.

5. Kommunikasjonskoordinator (Cico): Det er Cicos plikt å:

-   Utvikle og vedlikeholde klubbens hjemmesider

-   Samarbeide med sekretæren for at all intern og ekstern kommunikasjon skal skje ryddig og effektivt

-  Være ansvarlig for klubbens aktiviteter mot Dico (Distriktets kommunikasjonskoordinator)

-  Være rådgiver for styret

- Bistå medlemmene i datasammenheng

§ 4 – Møter.

1. Årsmøtet skal avholdes i september. Årsmøtet skal godkjenne revidert regnskap pr. 30.6. og godkjenne mål, strategi og budsjett for det nye Rotaryåret.

2. Det årlige valgmøtet holdes siste mandag i november hvert år, hvor valg av representanter til styret for det følgende år skal finne sted.

3. De ordinære klubbmøter skal holdes mandager kl 18:00. Varsel om endringer eller kansellering av ordinære klubbmøter skal gis alle klubbens medlemmer via e-mail, med oppslag på klubblokalets dør eller på annen praktisk måte. 

Alle medlemmer, med unntak av honorære medlemmer (eller medlemmer som er fritatt for møteplikt ihht. artikkel 8, pkt. 3 og 4 i RI’s klubblover) skal registreres som tilstedeværende eller fraværende ved ordinære klubbmøter. 

Fremmøte skal bekreftes ved medlemmets tilstedeværelse i minst 50 % av møtetiden, enten i denne eller i en annen rotaryklubb, eller ved deltagelse i et serviceprosjekt eller et sosialt arrangement i regi av klubben. 

4. Ethvert medlemsmøte i klubben hvor minst 50 % av medlemmene er til stede er beslutningsdyktig. Dog kan ikke medlemsmøtet ta beslutning i saker før samtlige medlemmer er varslet og gitt tilstrekkelig tid til å sette seg inn i vedkommende saker (minimum 10 dager). 

5. Ordinære styremøter skal holdes etter behov, men ikke sjeldnere enn annen hver måned.  Ved Rotaryårets begynnelse skal presidenten sette opp møteplan for styret for hele det kommende Rotaryår.  Ekstraordinære styremøter kan innkalles av presidenten når dette anses nødvendig, eller etter anmodning fra to styremedlemmer, etter at rimelig varsel er gitt.

6. Styret er beslutningsdyktig når et flertall av styrets medlemmer er tilstede. Ved stemmelikhet har presidenten dobbeltstemme.

Kontingent betales halvårlig 1. juli og 1. januar. Abonnement på Rotarybladet er inkludert i prisen.

§ 6 - Avstemmingsregler 

1. Avstemminger i klubben skal foregå ved muntlig stemmegivning. Ved valg av styrerepresentanter og tillitsvalgte, når det foreligger flere kandidater, samt når det for øvrig kreves av minst 3 medlemmer skal avstemmingen skje skriftlig.

2. Styret kan bestemme at en konkret beslutning skal avgjøres ved skriftlig stemmegivning. 

§7 Komitéer

1. Klubbkomiteenes oppgaver er å oppnå klubbens mål. 

2. Komiteene konstitueres med en formann og en viseformann, hvor hovedregelen er at sistnevnte rykker opp til komiteformann i det neste Rotaryår.  Medlemmer bør sitte i samme komité i minst tre år for å sikre kontinuitet.  Visepresident er ansvarlig for å holde planleggingsmøter før starten på sitt presidentår.  Det anbefales at komitélederne har tidligere erfaring som medlem av den aktuelle komité. 

Følgende faste komiteer etableres:

      -     Programkomité: Denne komitéen skal forberede og arrangere programmer for klubbens ordinære møter. Utgangspunktet skal være presidentens plan for rotaryåret.

-         Medlemskap: Denne komité skal utvikle planer for og være pådriver for å rekruttere nye medlemmer til klubben. Visepresidenten er leder av denne hovedkomitéen.

-         Kameratskapskomiteen:  Denne komité skal utføre virksomhet knyttet til drift av klubbmøtene og særskilte arrangementer foruten være kontaktpersoner for nye kandidater og gjester fra andre klubber.

-         Kommunikasjon og Rotaryinformasjon. Denne komitéen skal være ansvarlig for de oppgavene som er knyttet til sekretærrollen og IKT- ansvaret. Ansvar og oppgaver i forbindelse med  presse og samfunnskontakt defineres av styret ut fra aktuelt behov. Sekretæren er leder av denne hovedkomitéen.

-         Prosjektkomitéen.  Denne komitéen skal ha det overordnede ansvar for klubbens serviceprosjekter innen sektorene Yrke, Samfunn og International. Serviceprosjektenes mål og omfang er en viktig del av klubbens strategi, som skal utarbeides av klubbens styre og godkjennes av klubbens medlemmer. Prosjektkomitéen skal bestå av prosjektkoordinator og lederne for de tre sektorene. Leder av komitéen er styremedlem.

3. Ytterligere komiteer kan oppnevnes etter behov.

4. Presidenten kan i embeds medfør møte i  alle komiteer og som sådan ha alle komitémedlemmets rettigheter.

5. Det skal være visepresidents ansvar å utarbeide en anbefaling om klubbkomiteer, mandater, mål og planer til medlemsmøtet før begynnelsen av sitt Rotaryår som president.

6. Den enkelte komité skal behandle saker som er tillagt den ifølge klubblovene, samt tilleggssaker som den måtte få av Rotary International, presidenten eller styret. Uten godkjenning fra styret skal ingen komité sette i gang prosjekter eller aktiviteter. 

7. Komitélederne skal være ansvarlig for jevnlige møter og virksomhet i sin komité, føre tilsyn med og koordinere komiteenes arbeid, skrive referat og rapportere til styret om alle komiteens aktiviteter.

§ 8 - Permisjon, suspensjon og oppsigelse

1. Ved skriftlig begrunnet søknad til styret kan permisjon innvilges, slik at et medlem fritas for å være tilstede ved klubbmøter for en nærmere bestemt periode som aldri skal overskride et Rotaryår.

2. Klubbens styre kan beslutte å suspendere et medlem inntil 90 dager dersom medlemmet har opptrådt på en måte som ikke er forenlig med Rotarys etiske standarder og regler for medlemmene. Etter utløpet av suspensjonsperioden kan klubben velge å avslutte suspensjonen og beslutte å la medlemmet gjeninntre  som fullt fungerende medlem eller avslutte medlemskapet hvor reglene i 3. ledd følges.

3. Dersom et medlem som har søkt om permisjon ikke har hatt fremmøte i løpet av de siste 12 månedene kan klubbmedlemskapet avsluttes. Medlemmet skal kontaktes eller tilskrives dersom kontakt ikke er mulig med varsel om at dersom ikke fremmøtet innen kort tid tilfredsstiller kravet i klubbreglene, vil klubbmedlemskapet avsluttes pr. en bestemt dato ihht. Styrets skjønn. Tilsvarende prosedyre gjelder dersom klubben ønsker å avslutte medlemskapet til et suspendert medlem.

§ 9 – Finanser

1. Før begynnelsen av hvert Rotaryår skal styret utarbeide et budsjettforslag over antatte inntekter og utgifter for året. Budsjettet skal vedtas av årsmøtet etter forutgående varsel via e-mail eller lignende sendt med minimum to ukers frist.

2. Økonomiansvarlig skal sette alle klubbens midler inn i en bank som styret velger.

3. Alle regninger skal attesteres av et styremedlem og betales av kassereren.

4. I forbindelse med årsoppgjøret skal alle bilag gjennomgås og godkjennes av revisor.

5. Klubbens fond skal anvendes i hendhold til de vedtektene som er utarbeidet for fondet.

6. Klubbens regnskapsår følger Rotaryåret. Revidert regnskap for Rotaryåret skal godkjennes av årsmøtet senest 2 måneder etter Rotaryårets avslutning.

§ 10 Regler for nominering og valg av medlemmer

1. Forslag til nytt medlem, fremsatt av et medlem av klubben, skal oversendes styret skriftlig gjennom klubbens sekretær.  Et medlem som overføres fra en annen klubb eller et tidligere medlem av en annen klubb kan foreslås som aktivt medlem av hans/hennes tidligere klubb.  Forslaget behandles konfidensielt, med mindre annet er bestemt i henhold til disse regler.

2. Styret skal, i samråd med medlemskapskomitéen, senest innen 30 dager fra forslaget ble fremsatt, godta eller avvise dette og skal deretter underrette forslagsstilleren om sin beslutning. Hvis forslaget blir godtatt kan kandidaten delta som gjest i inntil fire etterfølgende klubbmøter.

3. Foreslått medlem kunngjøres via e-mail og på etterfølgende klubbmøter. Hvis ingen begrunnet skriftlig innvending mot forslaget blir meddelt styret senest umiddelbart etter siste opprop, skal vedkommende inviteres til å bli medlem.  Hvis noen slik skriftlig innvending er innlevert til styret, skal styret avgjøre saken på sitt neste møte.  Hvis forslaget om det nye medlemmet vedtas, på tross av innvendingen, skal det foreslåtte medlem inviteres til å bli medlem.

4. Når et nytt medlem er valgt, skal presidenten sørge for at medlemmet blir introdusert i klubben, får medlemsnålen og får opplysningsmateriell for nye Rotarymedlemmer. Videre skal sekretæren rapportere opplysninger om det nye medlem til RI og dersom forslagsstilleren er forhindret skal presidenten oppnevne en fadder som skal hjelpe det nye medlemmet til å bli kjent i klubben.

5. Klubbens medlemmer kan foreslå oppnevnelse av æresmedlemmer  for styret.

§ 11 – Beslutninger

Resolusjoner eller forslag som vil forplikte klubben i forbindelse med en hvilken som helst sak skal behandles i styret før det fremlegges i klubben for endelig vedtak.  Slike resolusjoner eller forslag, hvis de fremsettes på et klubbmøte, skal oversendes styret uten diskusjon.

-      Møtet åpnes

-      Introduksjon av besøkende

-      Informasjon om fødselsdager

-      Korrespondanse, meddelelser og Rotary informasjon

-      Eventuelle komitérapporter

-      Ikke ferdigbehandlede saker

-      Nye saker

-      3 minutter

-      Foredrag eller annen form for program

-      Møtet heves

§13

1. Disse klubblover  kan endres med to tredjedels flertall samsvarende med klubbens vedtekter på et hvilket som helst ordinært medlemsmøte som er beslutningsdyktig ihht §4 pkt. 3 dersom saken er varslet medlemmene innen 30 dager før medlemsmøtet. Avstemming kan ikke skje ved fullmakt. 

2. Alle endringer i, eller tillegg til vedtekter eller klubbregler må være i samsvar  med lover og vedtekter for RI.